« Lorsqu'un processeur de paiement s'en va, une entreprise perd sa commodité. Lorsqu'un fournisseur de services de paie s'en va, les gens manquent leurs chèques de paie et la responsabilité de l'employeur monte en flèche. »
Par Leah Kollross, Roulez avec payé
La majeure partie de la couverture médiatique s'est concentrée sur les produits eux-mêmes. L'histoire la plus importante est ce que l'avis de Square nous dit sur la plomberie financière qui les sous-tend et sur ce qui va suivre pour l'industrie. Le point de vente a été la première infrastructure vitale à disparaître. C'est sur la paie que ça va vraiment faire mal.
Nous avons déjà vu tout cela
Comme le savent tous ceux qui ont travaillé dans l’industrie de la marijuana légale dans l’État, ce schéma est courant. En 2023, le plus grand fournisseur de paie encore disposé à servir les sociétés de cannabis à l’époque a suspendu ses services clés pour le secteur. Selon une estimation de l'industrie, plus de 1 000 entreprises travaillant sur des plantes se sont retrouvées à la recherche d'un remplaçant.
Paychex n’était pas une exception. Des opérateurs ont décrit avoir été licenciés par les prestataires de services de paie et de ressources humaines traditionnels avec un préavis de deux à quatre semaines, souvent même sans avertissement préalable.
Le mécanisme financier n’est pas compliqué. La paie s'effectue principalement par virement bancaire. Les sociétés de paie dépendent de leurs partenaires bancaires, et lorsque l'examen de conformité d'une banque révèle une exposition à une substance contrôlée par le gouvernement fédéral, il est généralement demandé au fournisseur de s'en séparer, sinon la banque pourrait perdre sa charte.
Le client n'a rien fait de mal. Malheureusement, son secteur d'activité est simplement apparu dans le rapport de risque de quelqu'un d'autre.
Le chanvre est sur le point d’être très différent pour chaque service de conformité
Le Congrès a racheté l’industrie du chanvre cet automne. La résolution continue adoptée en septembre repousse l'interdiction fédérale programmée des produits à base de THC à base de chanvre d'origine naturelle du 12 novembre au 11 décembre, bien que les cannabinoïdes synthétiques restent inscrits au calendrier initial de novembre.
Quoi que fassent les législateurs avant cette nouvelle date limite, les équipes de gestion des risques et de conformité de nombreuses banques et processeurs n’attendent pas de le savoir. Square a déjà décidé. Et ce ne sera sans doute pas la dernière.
Cela compte énormément dans un État comme le Minnesota, où les boissons au THC dérivées du chanvre sont fabriquées par des brasseries artisanales, vendues dans les magasins d'alcool et servies dans les bars et les restaurants, aux côtés de l'alcool.
Beaucoup de ces employeurs ne se sont jamais considérés comme des « entreprises liées au cannabis ». Leurs prestataires de services de paie ne le savent peut-être pas non plus, ou même n'en sont pas conscients, du moins jusqu'à présent.
Une brasserie dont le seltzer au THC est une gamme de produits parmi tant d’autres pourrait voir l’ensemble de son compte de paie en cours de révision, couvrant tous les employés du restaurant, barman et serveur, et pas seulement les personnes qui touchent les produits à base de chanvre. Les conditionneurs à façon, qui ne produisent pas de produits à base de chanvre qu'ils vendent eux-mêmes, se lancent soudainement dans le commerce légal de l'herbe, à leur insu ou à l'insu de leurs investisseurs.
Comment les travailleurs absorberont le choc
Lorsqu’un processeur de paiement s’en va, une entreprise perd sa commodité. Lorsqu'un prestataire de services de paie s'en va, les gens manquent leurs chèques de paie et la responsabilité de l'employeur monte en flèche. Les dépôts d’impôts sont versés tardivement. Les erreurs de retenue s’accumulent lors d’une transition précipitée et suscitent exactement le genre de contrôle fédéral dont aucun opérateur dans ce domaine ne souhaite.
Pour les entreprises agréées, le paiement ponctuel des impôts est souvent une condition pour conserver la licence elle-même, ce qui les expose au risque immédiat d’être complètement fermées.
Les personnes les moins capables d'absorber ces perturbations sont les travailleurs horaires qui constituent la majeure partie de la main-d'œuvre de cette industrie : les budtenders, le personnel de production, les employés des chaînes de boissons, les barmans. Ils n’ont pas choisi les relations bancaires de leur employeur et ce ne sont pas eux qui devraient les payer. Mais inévitablement, ils le feront.
Je suis membre du comité des ressources humaines de la National Cannabis Industry Association et j'ai vu des opérateurs consacrer énormément d'énergie aux licences, à la conformité des produits et à la stratégie fiscale tout en traitant la paie comme une réflexion après coup, quelque chose qui fonctionne jusqu'au jour où cela ne fonctionne pas. Les entreprises du chanvre sont sur le point d’hériter de cet angle mort au pire moment possible.
La paie est une infrastructure. Traitons-le de cette façon.
Il y a trois choses que tout employeur du secteur du cannabis et du chanvre devrait faire avant le 11 décembre.
Tout d’abord, demandez directement à votre prestataire de paie s’il sait ce que vous vendez et si ses partenaires bancaires le savent. Un prestataire qui n’a jamais demandé n’est pas un prestataire sûr. C'est une question mal informée, et vous êtes à un audit de le découvrir.
Deuxièmement, et c’est probablement le plus important, il faut comprendre où se situe réellement la responsabilité de l’employeur. Le logiciel de paie calcule les chèques, mais vous restez l'employeur officiel et assumez toutes les obligations légales qui l'accompagnent. Un accord d’employeur officiel transfère ce rôle d’employeur légal et les obligations de conformité qui y sont attachées vers un fournisseur conçu pour les assumer. Ce sont des produits différents qui résolvent différents problèmes, et les opérateurs doivent savoir lequel ils possèdent.
Troisièmement, ayez un plan d’urgence avant d’en avoir besoin. Deux semaines ne suffisent pas pour intégrer proprement un nouveau fournisseur, migrer les dossiers des employés et préparer correctement les déclarations de revenus.
Les décideurs politiques ont également un rôle à jouer ici. Le Congrès a passé la majeure partie de cette année à débattre de la légalisation du THC dérivé du chanvre. On s'est beaucoup moins préoccupé de savoir si les entreprises qui le vendent peuvent accéder aux services financiers de base.
Des propositions telles que le Hemp Safety Enforcement Act des sénateurs Rand Paul (R-KY) et Amy Klobuchar (D-MN), qui habiliteraient les États et les gouvernements tribaux à réglementer les produits à base de chanvre plutôt que d'imposer une interdiction fédérale générale, vont dans la bonne direction. Mais tout cadre durable doit tenir compte de l’accès aux services bancaires et à la paie dont ces entreprises ont besoin pour fonctionner.
Un produit légal sur papier mais non bancable en pratique n’est pas un cadre réglementaire. C'est juste une interdiction plus lente.
La fenêtre est très courte
Les industries du chanvre et du cannabis ont passé des années à se battre pour le droit d’exister, et ce combat est important. Mais le statut juridique ne représente que la moitié de ce dont une entreprise a besoin pour fonctionner. L’autre moitié est l’infrastructure ordinaire que tous les autres employeurs tiennent pour acquise : un compte bancaire, un processeur de paiement, un traitement de paie réglé le vendredi.
Les opérateurs de cannabis ont appris cette leçon à leurs dépens, résiliant un contrat à la fois. Les entreprises de chanvre ont l’avantage de voir cela arriver à quelqu’un d’autre en premier. Ceux qui profitent des prochaines semaines pour poser des questions difficiles à leurs prestataires, comprendre leurs obligations en tant qu'employeurs et mettre en place un plan de secours seront dans une bien meilleure position que ceux qui attendent l'arrivée de l'avis.
Le 11 décembre, c'est dans deux mois. L’équipe de conformité de votre fournisseur de paie n’attendra peut-être pas aussi longtemps.
Leah Kollross est la fondatrice de Roll With Paid., une société de paie, de ressources humaines et d'employeur de référence basée au Minnesota, au service des industries du cannabis et du chanvre, et de 23rd State, une marque de boissons au cannabis basée au Minnesota. Elle est membre du comité des ressources humaines de la National Cannabis Industry Association (NCIA).
